Nếu doanh nghiệp đã tạo được Sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại (Current Value Stream Map) thì hãy chuyển sang công việc khó hơn là lập Sơ đồ chuỗi giá trị lý tưởng và Sơ đồ chuỗi giá trị tương lai. Theo Viện Phần Mềm Sơ đồ chuỗi giá trị lý tưởng là mục tiêu của quy trình cải tiến mà doanh nghiệp nỗ lực hướng tới, trong khi Sơ đồ chuỗi giá trị tương lai chỉ là kế hoạch trong 2 đến 3 tháng, giúp doanh nghiệp xác định nên cải tiến cái gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu trong thời gian quy định.
Đầu tiên hãy xem qua khái niệm cơ bản
Ideal là gì?
Ideal là viết tắt của International Digital Electronic Access Library, một lý tưởng hoặc một nguyên tắc hoặc giá trị mà một người nào đó có tích cực theo đuổi như một mục tiêu của mình, thường được sử dụng trong bối cảnh đạo đức, và sự ưu tiên của một lý tưởng có thể phục vụ để chỉ ra mức độ cống hiến của mỗi người cho mỗi người với nhau.
Mapping là gì?
Mapping là tập hợp những phương pháp từ đó giúp người dùng có thể hiểu được quy trình thực hiện như thế nào dựa trên bộ sơ đồ rõ ràng. Mapping thể hiện được đầy đủ các khía cạnh triển khai cũng như những mỗi giai đoạn cụ thể.
Trong đó chủ yếu có 4 phương pháp Mapping
- Empathy mapping – Sơ đồ Thấu cảm
- Customer journey mapping – Sơ đồ Hành trình
- Experience mapping – Sơ đồ Trải nghiệm
- Service blueprinting – Bản vẽ thiết kế dịch vụ
VSM là gì?
VSM là từ viết tắt của value stream mapping. VSM giúp ánh xạ những dòng giá trị vật chất hoặc dạng thông tin, là một trong những phương pháp quản lý tinh gọn để phân tích trạng thái hiện tại và thiết kế trạng thái trong tương lai cho chuỗi sự kiện lấy sản phẩm hoặc dịch vụ từ đầu quy trình cụ thể cho đến khi nó đến tay khách hàng.
Tại sao cần lập Sơ đồ chuỗi giá trị lý tưởng?
Sơ đồ chuỗi giá trị lý tưởng là khuôn mẫu chuẩn nhất và cũng là mục tiêu của quy trình cải tiến. Vì nó cho doanh nghiệp biết được tầm nhìn và giá trị mà quy trình muốn hướng tới. Do đó, doanh nghiệp nên lập một sơ đồ hay đưa ra những mục tiêu cao hơn khả năng hiện tại để nhân viên có động lực phát triển hơn.
Nhóm hoạch định là người chịu trách nhiệm tạo ra sơ đồ này dưới sự hướng dẫn của cố vấn và quản lý cấp cao.
Làm thế nào để lập Sơ đồ chuỗi giá trị lý tưởng
Người cố vấn và quản lý cấp cao của nhóm hoạch định Sơ đồ chuỗi giá trị lý tưởng phải là người đã có kinh nghiệm và quen thuộc với các nguyên tắc của Lean. Điều đó có nghĩa là quy trình chỉ tập trung mang lại giá trị cho khách hàng, những thủ tục nào không cần thiết thì nên lược bỏ bớt. Ngoài ra cũng cần lập sơ đồ chi tiết hơn về các phần trong chuỗi giá trị để xác định các giá trị đó hoạt động như thế nào. Sau đó đảm bảo rằng không có bất kì sự trì hoãn hoặc trở ngại nào xảy ra trong chuỗi giá trị. Tiếp đến để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống Kanban đơn giản
Lời khuyên khi tạo Sơ đồ chuỗi giá trị lý tưởng là sử dụng triệt để hệ thống Kanban để lấy hàng từ nhà cung ứng và nhà cung ứng cũng bổ sung hàng hóa thông qua hệ thống này. Vì đây là hệ thống đơn giản mà không cần lên lịch trình cho từng hoạt động và giảm thiểu được hàng tồn kho.
Sơ đồ chuỗi giá trị tương lai
Sơ đồ chuỗi giá trị tương lai chỉ là giai đoạn tạm thời, nó là giai đoạn chuyển giao giữa Sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại và Sơ đồ chuỗi giá trị lý tưởng. Mục đích của Sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại là xác định quy trình nào cần được cải thiện hàng tháng và đề ra mục tiêu cho sự thay đổi đó
Những thay đổi thường gặp bao gồm:
- Giảm thời gian
- Cải thiện chất lượng
- Thay đổi lịch trình giao hàng
- Triển khai Kanban
Nên chú thích những thay đổi trên sơ đồ bằng cách sử dụng các biểu tượng (icon) bắt mắt
Có thể liên tục thay đổi các quy trình của sơ đồ trong khoảng thời gian từ 2-3 tháng và cần đề ra kế hoạch hành động chi tiết để dễ dàng theo dõi tiến độ của chúng.
Vào cuối mỗi dự án, Sơ đồ chuỗi giá trị tương lai sẽ trở trở thành Sơ đồ chuỗi giá trị hiện tại và doanh nghiệp có thể lên kế hoạch cho chuỗi thay đổi tiếp theo.
Tham khảo: leanmanufacturingtools.org
Ban biên tập: Viện Phần Mềm
