Giải quyết vấn đề (Problem solving) là một kỹ năng rất cần thiết trong học tập, làm việc và mọi thứ khác xoay quanh cuộc sống của bạn. Trong công việc hằng ngày, khi có một vấn đề nào đó xảy ra, ta thường phân vân không biết giải quyết theo hướng nào. Dưới đây là các bước Viện Phần Mềm gợi ý bạn cần thực hiện để rèn luyện kỹ năng này.
Quy trình giải quyết vấn đề (tạm chia làm 8 bước):
1. Nhận ra vấn đề
Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu…?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì…? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng. Để nhận ra vấn đề, bạn phải có một bản kế hoạch và luôn bám sát theo nó. Hãy nhờ một người bạn tin tưởng làm cố vấn giúp bạn nhận ra vấn đề. Bởi không phải lúc nào bạn cũng nhìn thấy từ góc nhìn của mình.
2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề
Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.
Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.
3. Nhìn nhận và phân tích để hiểu vấn đề
Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết.
Ở đây ta cần xác định được những thông tin của công việc bằng cách đặt ra những câu hỏi.
– Tính chất của công việc (khẩn cấp, quan trọng)?
– Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì?
– Nguồn lực để thực hiện công việc?
– Công việc này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không?
– Bản chất của công việc là gì?
– Những đòi hỏi của công việc?
– Mức độ khó – dễ của công việc?
4. Đề ra mục tiêu
Đặt ra mục tiêu sẽ giúp ta đi đúng hướng trong việc giải quyết vấn đề. Câu hỏi ở đây sẽ là: “Tôi đang cố gắng đạt được điều gì?”.
5. Đánh giá giải pháp
Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, bạn sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Câu hỏi ở đây sẽ là:
– Trên cơ sở những thông tin có được và mục tiêu cần đạt được, các giải pháp mà tôi có thể chọn lựa là gì?
6. Chọn lựa và xác định giải pháp
Yếu tố sáng tạo sẽ giúp bạn tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng giải pháp nhưng chỉ là thử trong đầu. Các câu hỏi ở đây như sau:
– Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?
– Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?
– Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải pháp là bao nhiêu?
– Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?
7. Thực hiện
Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động.
8. Đánh giá kết quả
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.
Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.
Các bước trên đây được xây dựng trên một nguyên tắc mà người ta tạm gọi là KOALA.
K: Sự hiểu biết – Kiến thức (Knowledge)
O: Mục tiêu (Objectives)
A: Phương án (Alternatives)
L: Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)
A: Hành động (Action).
Dưới đây là một số cách thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề
– Hãy nghĩ ra càng nhiều giải pháp càng tốt cho mọi vấn đề bạn đang gặp phải. Nhận phản hồi từ những người xung quanh có những quan điểm, suy nghĩ khác để có tầm nhìn rộng hơn và từ đó, chọn ra một giải pháp.
– Luyện tập, hình dung trước và giải quyết vấn đề trước khi chúng phát sinh. Ví như, trên đường đi làm, bỗng nhiên xe của bạn bị hỏng thì bạn sẽ làm gì. Bạn có thể nghĩ ra bao nhiêu giải pháp. Đâu là giải pháp tối ưu? Đâu là giải pháp mà có khả năng bạn lựa chọn. Khi làm xong bài tập này, bây giờ bạn có thể làm gì để có sự chuẩn bị tốt hơn trong trường hợp điều đó xảy ra.
– Mỗi ngày hãy nghĩ ra một số giải pháp cho một vấn đề tưởng tượng. Ví như, con bạn đột nhiên không thích đi học, con đường đi làm hôm nay bị cấm… Bạn sẽ giải quyết như thế nào.
– Luôn luôn nghĩ rằng, các vấn đề thường có hơn một giải pháp. Chúng ta càng có sẵn nhiều công cụ thì chúng ta sẽ ngày càng trở thành người giải quyết vấn đề giỏi hơn. Nghĩ ra những phương án giải quyết tốt hơn, thay vì xem chúng đúng hay sai.
– Tự thưởng cho mình khi bạn tìm ra được một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề nào đó. Điều đó giúp bạn có thêm động lực để tìm ra các giải pháp cho các vấn đề tiếp theo.
(Theo Hoài Thu – Nguồn: Proguide.vn)
Ban biên tập: Viện Phần Mềm Việt Nam
1/ Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì ?
Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng xử lý, giải quyết những tình huống phát sinh trong cuộc sống hằng ngày. Kỹ năng xử lý vấn đề bao gồm nhiều kỹ năng khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích, khả năng sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm, đàm phán,…
2/ Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Phương pháp giải quyết vấn đề giúp bạn giải quyết khó khăn một cách tốt nhất hoặc ít nhất thì cũng có thể giảm thiểu được các hậu quả mà vấn đề đó gây ra. Không những vậy, ngày nay một số công việc còn đòi hỏi bắt buộc bạn phải có kỹ năng giải quyết vấn đề.
3/ Quy trình giải quyết vấn đề
Nhận ra vấn đề -> Xác định chủ sở hữu của vấn đề -> Nhìn nhận và phân tích để hiểu vấn đề -> Đề ra mục tiêu -> Đánh giá giải pháp -> Chọn lựa và xác định giải pháp -> Xem thêm tại đây
4/ Ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề
Đừng nghĩ về những việc quá lớn lao, hãy chỉ nghĩ đến những việc xung quanh bạn hay gặp phải thường ngày. Chỉ cần nhiêu đó thôi thì bạn cũng có khá nhiều ví dụ để cho bản thân tập luyện và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề.
