Làm sao để quản lý thời gian dự án một các hiệu quả? thực trạng hiện nay ra sao? có những giải pháp nào hiệu quả? đừng lo lắng! trong bài viết này Viện Phần Mềm sẽ giúp bạn rất nhiều thông tin thú vị và hữu ích.
Thực trạng phổ biến
Thời gian là nguồn tài nguyên có giá trị nhất trong một dự án và cũng là nguồn lực rất dễ bị lãng phí nếu không sử dụng hiệu quả và đúng cách
Mỗi đầu việc trong dự án chỉ được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định gọi là time-bound. Vì vậy, nếu không quản lý thời gian hợp lý, dự án sẽ trở thành thảm họa.
Khi nói đến quản lý thời gian dự án thì không có nghĩa chỉ là thời gian của người quản lý dự án mà là quản lý thời gian của cả Nhóm dự án.
Lên lịch trình (schedule) là cách dễ dàng nhất trong việc quản lý thời gian dự án. Trong phương pháp này, các hoạt động và thời lượng của dự án được ước tính và xác định dựa trên việc sử dụng nguồn lực trong từng hoạt động.
Ngoài dự toán và phân bổ nguồn lực, chi phí luôn luôn đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian. Thực tế chứng minh cho thấy rằng các dự án trễ tiến độ thường tiêu tốn rất nhiều tiền
Dưới đây là những bước trong quản lý thời gian của dự án:
1. Xác định công việc
Trong một dự án, các công việc được xác định ở từng cấp độ khác nhau. Trước hết, các yêu cầu công việc ở mức cao nhất được đề ra, sau đó chia nhỏ thành các nhiệm vụ/ hoạt động nhỏ và giao cho thành viên Nhóm dự án
Các công việc cấp cao được chia thành các hoạt động và trình bày dưới hình thức của WBS (Work Breakdown Structure).
2. Thứ tự công việc
Để quản lý thời gian của dự án, cần phải xác định được thứ tự các công việc ưu tiên, việc nào quan trọng thì thực hiện trước
Khi sắp xếp, cần lưu ý những công việc phụ thuộc vào nhau, sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý và ít ảnh hưởng đến nhau nhất có thể
3. Ước tính nguồn lực cho hoạt động
Ước tính số lượng và thể loại các nguồn lực cần thiết cho các công việc trong dự án. Tùy thuộc vào số lượng các nguồn lực mà phân bổ thời gian cho các hoạt động khác nhau.
Vì vậy, đội ngũ quản lý dự án cần phải có một sự hiểu biết rõ ràng về việc phân bổ nguồn lực để quản lý một cách chính xác thời gian dự án.
4. Dự tính thời gian và động lực
Đây là một trong những bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch dự án. Vì thời gian rất khó ước lượng nên trong bước này càng cụ thể hóa khoảng thời gian thực hiện công việc đó càng tốt
Đối với bước này, có rất nhiều cách để ước lượng, vì vậy Nhóm dự án nên chọn một kiểu thích hợp nhất với dự án của mình
Hầu hết các công ty chọn lựa một trong hai cách là dựa vào WBS hoặc Function Points để ước tính
Sau khi hoàn thành các ước tính, bước quan trọng tiếp theo là xác định được tổng thời gian của dự án. Vì đây là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng cho việc quản lý thời gian dự án.
5. Phác thảo lịch trình
Để tạo ra một lịch trình chính xác, cần thiết phải có một vài thông số từ các bước trước đó
Trình tự hoạt động, thời gian của mỗi hoạt động và nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động là những yếu tố quan trọng nhất.
Nếu thực hiện bước này bằng tay thì mất rất nhiều thời gian, gây nên lãng phí. Nên hiện nay có rất nhiều phần mềm, chẳng hạn như Microsoft Project, sẽ hỗ trợ phát triển kế hoạch dự án đáng một cách chính xác và nhanh hơn
Ngoài ra, cũng nên phác thảo Sơ đồ Gantt, vì nó là một phần của lịch trình, dùng để theo dõi tình hình của các hoạt động và các sự kiện quan trọng.
6. Quản lý lịch trình
Không có bất cứ dự án nào khi triển khai mà không cần thay đổi lịch trình ban đầu. Vì vậy, việc cập nhật tiến độ dự án rất quan trọng để có thể điều chỉnh dự án phù hợp
Kết luận
Quản lý thời gian là một công việc quan trọng của người quản lý dự án. Họ cần được trang bị kỹ năng và tư duy quản lý thật tốt để dự án có thể triển khai suôn sẻ
Một số kỹ thuật quản lý thời gian đã được tích hợp vào các lý thuyết quản lý và thực hành tốt nhất (best practice), ví dụ như Quản lý dự án Agile/ Scrum có kỹ thuật riêng của nó để quản lý thời gian.
Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm đến việc học quản lý thời gian sâu hơn, bạn có thể đăng kí vào một khóa học đào tạo với một trong những Giảng viên có kinh nghiệm dồi dào trong việc quản lý thời gian
Tham khảo: www.tutorialspoint.com
